Politique sur la protection des renseignements personnels

Victoire Événements & Web ou Gestion d’Événements Victoire inc. (VEW) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. Elle s’engage ainsi à respecter et appliquer les principes relatifs à la protection des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités.

À cette fin, nous vous invitons à prendre connaissance de la politique sur la protection des renseignements personnels (Politique) que nous avons mise en place afin d’encadrer les pratiques de notre entreprise relative notamment à la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction des renseignements personnels conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée.

1. Activités de VEW

Victoire est une équipe multidisciplinaire spécialisée dans la visibilité Web:
médias sociaux, site Web, vidéo et graphisme, ainsi que la gestion d’événements corporatifs.

• Gestion et organisation d’événement;
• Design Web;
• Programmation;
• Intégration;
• Production vidéo;
• Graphisme;
• Référencement naturel (SEO);
• Optimisation de réseaux sociaux;
• Gestion de communauté;
• Stratégie de communication Web.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Patrick Gagnon, président de VEW, est responsable du traitement des renseignements personnels que VEW traite et s’assure que VEW se conforme aux lois applicables sur la protection de la vie privée.

Voici les coordonnées du responsable :

Adresse postale : 358, rue Jackson local 304 Québec QC G1N 4C5
Adresse courriel : p.gagnon@gevictoire.com
Téléphone au bureau : 418-694-4455 

3. Renseignements personnels recueillis par VEW

VEW, dans le cadre de ses activités et lors de la prestation de ses services, peut recueillir et traiter différents renseignements personnels.

Nous pouvons donc recueillir de votre part les renseignements personnels suivants :

• Des coordonnées (ex. numéro de téléphone, adresse courriel, adresse civique, etc.);
• Des renseignements vous identifiant (ex. prénom, nom, date de naissance, numéro d'assurance sociale, etc.);
• Des données financières (ex. coordonnés bancaires, informations de paiement, etc.);
• Des renseignements recueillis par témoins de navigation (ex. statistiques de visite, données de navigation, données complétées via un formulaire de contact, commentaires laissés, données de navigation mobile);
• Des données liées à un processus de recrutement (ex. CV, parcours scolaire, antécédents d'emploi, références, etc.);
• Tout renseignement ou renseignement sensible reçu dans le cadre d'une prestation de service, obtenu par nos clients pour leur compte, obtenu publiquement ou par le biais d'un tiers autorisé;
• Tout renseignement lié à la bonne gestion de l'entreprise et permettant de contracter dans le cours normal de ses activités.

4. Moyens et circonstances de collecte des renseignements personnels

VEW récolte des renseignements personnels lors de ses interactions avec vous et selon les manières suivantes :

• Services rendus par VEW;
• Services offerts à VEW;
• Tiers;
• Communication par téléphone, courriel ou autres moyens électroniques, ou par écrit;
• Site internet, avec des technologies qui permettent à VEW de suivre votre comportement de navigation et ce que vous avez consulté dans le contenu publié;
• Compte d'utilisateur;
• Formations et événements.

5. Fins de la collecte des renseignements personnels

VEW utilisera vos données en conformité avec les lois applicables sur la protection des renseignements de la vie privée.

Nous utiliserons les données récoltées comme suit :

• Pour offrir nos services à des clients prospectifs;
• Pour la prestation de nos services;
• À des fins de recrutement et d’embauche;
• Dans le cadre de l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise;
• Pour le paiement des services ou le recouvrement de sommes;
• Tout intérêt légitime et sérieux et selon les fins déterminées;
• En vue d’améliorer nos services et leur exécution;
• Pour l’administration et la bonne gestion de l’entreprise;
• Pour répondre à nos obligations légales, fiscales, professionnelles ou autre;
• Pour mettre à jour des renseignements désuets en vue de prendre une décision;
• En cas de projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique;
• Pour fins d’évaluation de certaines caractéristiques, d’analyse de rendement au travail, de situation économique, de santé, de préférences personnelles, d’intérêts ou de comportement;
• Afin de mandater toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux lors d’un incident de confidentialité;
• Pour prévenir la fraude et le blanchiment d’argent;
• Pour l’amélioration des mesures de sécurité de l’entreprise;
• À des fins d’étude, de recherche ou de production de statistique;
• En cas de processus de vérification diligente;
• En cas de conclusion d’une transaction commerciale;
• À des fins de prospection commerciale ou philanthropique;
• À des fins de marketing et de développement des affaires.

6. Partage des renseignements personnels

Dans le cadre des activités de VEW, cette dernière peut avoir à communiquer des renseignements personnels à des tiers, et ce, pour diverses raisons liées à la prestation des services ou la bonne administration de l'entreprise.

Les renseignements personnels sont communiqués en conformité avec la législation applicable et lorsque celle-ci nous y autorise.

VEW ainsi que les tiers à qui VEW divulgue des renseignements personnels aux termes de la présente politique peuvent exercer des activités à l'extérieur du Québec. Tout renseignement personnel d'une personne utilisé, conservé et consulté à l'extérieur du Québec peut être assujetti aux lois de ces provinces ou pays. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément aux lois desdites juridictions. Par exemple, nous pouvons partager les renseignements en réponse à des demandes valides de la part des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays.

Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les mesures de protection adéquates soient en place auprès de nos tierces parties, exigeant qu’elles maintiennent un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui qui s’applique au Québec.

Pour toute question au sujet de la collecte, l'utilisation, le partage ou la conservation de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de VEW.

7. Conservation des renseignements personnels

La protection de vos renseignements personnels étant une priorité pour notre entreprise, vos renseignements personnels sont majoritairement conservés :

• Bureaux fermés à clés;
• Classeurs;
• Serveurs cloud protégés;
• Clé USB;
• Serveurs informatiques;
• Support papier.

8. Protection des renseignements personnels

VEW est sensibilisée à protéger la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et le caractère privé des renseignements personnels d'une personne. VEW a recours à des mesures de protection qui sont d'usage et qui sont raisonnables compte tenu de l'importance des renseignements personnels, notamment des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles.

Par exemple, VEW restreint l'accès à ses bureaux, forme son personnel en conséquence, limite l'accès aux renseignements personnels, a recours à des mots de passe et met en place des pratiques internes bien définies. VEW peut conserver et traiter des renseignements personnels d'une personne à ses bureaux.

Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé. Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par Internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez.

9. Rétention des renseignements personnels

À l’exception où une durée minimale de conservation est requise par la loi ou une réglementation, notre entreprise ne conservera les renseignements personnels récoltés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

10. Destruction des renseignements personnels

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, VEW s’assurera :
1.    De les détruire ; où
2.    De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements personnels par VEW doit être faite de façon sécuritaire afin d’assurer la protection de ces renseignements.

11. Droits aux renseignements personnels

Notre entreprise fait preuve de transparence envers vous et vous informe que vous avez divers droits relativement à notre utilisation de vos renseignements personnels.

Ceux-ci sont les suivants :

a) Accès : Vous avez le droit de demander une copie de vos renseignements personnels que nous conservons ou de consulter ceux-ci. Cependant, nous ne pouvons pas vous communiquer de renseignements personnels vous concernant lorsque leur divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne ou constituerait une violation des lois applicables. Si vous souhaitez obtenir une copie de vos renseignements personnels ou consulter ceux-ci, veuillez communiquer avec nous par le biais des coordonnées fournies au paragraphe 2.

b) Exactitude : Nous cherchons à nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, à jour et exhaustifs. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour nous aviser si certains de vos renseignements personnels ne sont pas exacts ou si des changements y ont été apportés a?n que nous puissions nous assurer de maintenir vos renseignements personnels à jour. 

c) Refus : Dans certaines circonstances, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels et de nous demander de bloquer, d’e?acer vos renseignements personnels et d’en limiter l’accès. Si vous souhaitez que nous cessions d’utiliser vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en utilisant le formulaire prévu à cette ?n.

d) Droit à la limitation : Vous avez le droit de demander à VEW de limiter l’utilisation de vos renseignements personnels dans certaines circonstances.

e) Portabilité : Vous avez le droit de demander que certains de vos renseignements personnels vous soient fournis, ou à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

f) E?acement : Vous avez le droit d’e?acer vos renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus requis aux ?ns pour lesquelles ils ont été recueillis ou lorsque, notamment, vos renseignements personnels ont été utilisés illégalement. 

g) Plaintes : Si vous êtes d’avis que vos droits à la protection de renseignements personnels
ou de données ont pu être enfreints, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle applicable ou d’avoir recours aux tribunaux.

Vous pouvez, à tout moment, exercer tout droit susmentionné en communiquant avec VEW aux coordonnées mentionnées au paragraphe 2.

12. Témoins et autres technologies semblables

Au cours de vos interactions avec les services, nous pouvons utiliser de la technologie ou des services de collecte de données automatiques pour enregistrer et recueillir de l’information qui désigne votre ordinateur, qui fait le suivi de votre utilisation de ce Site et qui recueille d’autres renseignements personnels et sur vos habitudes de navigation Internet. Cette technologie de collecte de données peut inclure des témoins, des pixels-espions et autres marqueurs semblables faisant partie de ce Site afin de rehausser la fonctionnalité et la navigation pour nos visiteurs.

Un témoin est un petit fichier de données qui s’inscrit sur le disque dur de votre ordinateur et permet à celui-ci de « garder en mémoire » de l’information lorsque vous visitez un site. Les pixels-espions et les marqueurs sont des petites chaînes de code utilisées avec un témoin pour nous permettre d’enregistrer l’activité sur notre Site. Les marqueurs Internet, les marqueurs graphiques et autres fonctions semblables à celles des pixels-espions nous permettent de compter le nombre d’utilisateurs qui ont visité une page Web particulière ou d’accéder à certains témoins. Nous pouvons utiliser des pixels-espions sur ce site pour compter le nombre d’utilisateurs et pour reconnaître les utilisateurs en accédant à nos témoins. Être en mesure d’accéder à nos témoins nous permet de personnaliser ce Site et d’améliorer votre expérience sur ce Site. Nous pouvons également inclure des pixels-espions dans les messages courriel au format HTML que nous envoyons pour déterminer quels messages courriel ont été ouverts.

Les renseignements dont le suivi est effectué à l’aide de ces mécanismes sont, notamment, les suivants :
a. Votre adresse IP ;
b. Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés ;
c. Les pages du Site qu’un utilisateur visite ;
d. Les autres sites Web qu’un utilisateur a visités avant de visiter ce Site.

Veuillez noter que seule VEW peut utiliser des pixels-témoins sur son site. Vous pouvez refuser ou désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur selon les instructions fournies dans le fichier d’aide de votre fournisseur de services Internet. Remarquez qu’en choisissant de désactiver les témoins, vous pouvez limiter votre accès à certaines des fonctionnalités personnalisées de ce Site. Les témoins et les pixels-espions ne recueillent ni ne contiennent aucun de vos renseignements personnels.

Notre site utilise Google Analytics, un service d’analyse web de Google inc. (ci-après désigné « Google »), ou une autre technologie comparable. Google Analytics utilise des « témoins », soit des fichiers de données qui s’inscrivent sur votre ordinateur, pour analyser la façon dont vous utilisez notre site. L’information que les témoins enregistrent concernant votre utilisation de notre site (y compris votre adresse IP) est transmise à un serveur de Google aux États-Unis où elles sont stockées. Google utilisera cette information pour évaluer votre utilisation de notre site, compiler des rapports sur l’activité du site pour nos responsables du site et fournir les détails de toute autre activité sur le site relativement aux services Internet. De plus, Google peut transmettre cette information à un tiers, lorsque cela est requis par la loi ou lorsque le tiers est chargé du traitement de cette information pour le compte de Google. Google n’utilisera jamais votre adresse IP dans le cadre de toute autre information détenue par Google, peu importe la situation. Vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour interdire l’enregistrement de témoins, toutefois, il importe de souligner que sans les témoins, certaines caractéristiques et fonctionnalités de notre Site seront inutilisables.

En utilisant notre site, vous consentez au traitement des données que Google a recueillies à votre sujet, selon la manière décrite et aux fins susmentionnées. Le consentement pour la collecte et la conservation des données peut être retiré en tout temps, en cliquant sur le lien suivant : https://tools.google.com. Étant donné que l’utilisation d’outils d’analyse qui contiennent les adresses IP complètes fait l’objet de débat continu, nous tenons à souligner que notre site utilise la fonction « Masquer IP » de Google Analytics qui fonctionne avec une forme raccourcie des adresses IP afin d’éviter une identification directe et personnelle.

En outre, nous utilisons des témoins pour effectuer des évaluations de fréquence, d’utilisation de pages particulières et de marketing. En ce qui a trait aux évaluations susmentionnées, nous utilisons l’information enregistrée à l’aide des témoins sans qu’il y ait un lien avec vos renseignements personnels, ce qui rend le tout entièrement anonyme.

Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de sorte que vous puissiez recevoir des avis lorsque des témoins s’inscrivent, vous pouvez décider dans chaque cas si vous souhaitez accepter les témoins, ou vous pouvez refuser d’accepter tous les témoins. Toutefois, si vous refusez les témoins, vous pouvez limiter la façon dont vous pourrez utiliser notre site. Vous pouvez supprimer les témoins qui sont déjà enregistrés sur votre disque dur en tout temps. Les détails sur la façon de procéder se trouvent dans le guide d’utilisateur de votre programme de navigateur Internet.

13. Mise à jour de notre politique et révision

Le présent avis est en vigueur au 22 septembre 2023 et remplace toutes les versions antérieures.

Les lois applicables sur la protection de la vie privée sont en constante évolution, la présente Politique pourrait donc faire l’objet de plusieurs modifications par notre entreprise et cela, sans préavis. La collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction des renseignements personnels seront régies par la version en vigueur de la Politique à ce moment.